kutsalRuh
Ruhani Lider
Bir tabloyu Excel'de açabiliyor olmanız, dosyanın Excel çalışma kitabı biçiminde saklandığı anlamına gelmez. CSV dosyaları da elektronik tablo uygulamalarında açılabilir; ancak taşıdıkları özellikler farklıdır. Bir dosyayı başka biçimde kaydederken bu farkı bilmezseniz renklerin, formüllerin veya ek sayfaların neden kaybolduğunu anlamak zorlaşabilir. Seçim, dosyayla ne yapılacağına göre verilmelidir.
CSV neyi taşır?
CSV, tablo verilerini metin olarak aktarmak için kullanılan bir biçimdir. Satırlar ve alanlar belirli ayırıcılarla temsil edilir. Uygulamanın ve bölgesel ayarların etkisiyle ayırıcı veya yorumlama davranışı farklılaşabilir. Bu yüzden bir dosyanın uzantısının CSV olması, her programda hiçbir ayar yapmadan aynı görüneceğini garanti etmez. İçe aktarma sırasında önizlemeye bakmak önemlidir.
Microsoft'un dosya biçimleri açıklaması, metin biçimlerinde biçimlendirme özelliklerinin korunmadığını belirtir. Excel çalışma kitabı ise birden fazla sayfa, formüller ve görsel düzen gibi daha fazla özellik taşıyabilir. Tabloyu CSV olarak dışa aktarırken bunların hepsinin aynı biçimde kalmasını beklemeyin. Hangi sayfanın ve hangi değerlerin aktarıldığını kontrol edin.
Hesaplama dosyası ile veri aktarımı farklı ihtiyaçlardır
Bir bütçe tablosunda formüllerin çalışmaya devam etmesini ve farklı sayfaların korunmasını istiyorsanız çalışma kitabı biçimi daha uygun olabilir. Başka bir sisteme yalnızca ad, tarih ve miktar gibi sütunları yükleyecekseniz o sistem CSV isteyebilir. İstenen biçimi öğrenmeden dosyayı rastgele dönüştürmek, karşı tarafın tekrar düzenleme yapmasına yol açar.
CSV, formüllerin ve bütün çalışma kitabı yapısının yedeği olarak düşünülmemelidir. Asıl düzenlenebilir dosyayı ayrıca saklayın. Microsoft'un içe ve dışa aktarma rehberi, metin dosyasını açmanın dosya biçimini kendiliğinden değiştirmediğini açıklar. Bir dosyayı Excel'de açıp kaydetmek, uzantısını ve özelliklerini kontrol etme ihtiyacını ortadan kaldırmaz.
Türkçe karakterleri ve özel değerleri kontrol edin
Aktarımdan sonra özellikle Türkçe karakterlere, tarihlere ve başında sıfır bulunan kodlara bakın. Telefon numarası veya ürün kodu gibi değerler hesaplanacak sayı olmayabilir. Uygulama bunları otomatik olarak sayıya dönüştürürse biçim değişebilir. İçe aktarma seçeneklerinde sütun türünü uygun biçimde belirlemek gerekebilir. Önizlemedeki ilk birkaç satır, sorunu erken fark etmenizi sağlar.
Ondalık işaret ve alan ayırıcı da önemlidir. Bütün veriler tek sütunda görünüyorsa dosyanın bozuk olduğu sonucuna hemen varmayın; yanlış ayırıcı seçilmiş olabilir. Bir sütun beklenmedik biçimde bölünüyorsa metin içindeki ayırıcıların nasıl işlendiğini kontrol edin. Dosyayı elle rastgele değiştirmek yerine uygulamanın içe aktarma aracını kullanmak daha düzenli bir çözüm sağlayabilir.
Göndermeden önce küçük bir doğrulama yapın
Kaynak dosyadaki satır sayısı ile dışa aktarılan dosyadaki satır sayısını karşılaştırın. Birkaç örnek kaydı, tarih alanını ve toplamı kontrol edin. Paylaşmanız gerekmeyen kişisel sütunları çıkarın. Dosya biçimini değiştirmek, içerikteki hassas bilgiyi kendiliğinden gizlemez. Göndereceğiniz dosyayı yeniden açıp okuyucunun göreceği sonucu görmek yararlıdır.
Dosyanın adını “.csv” yerine “.xlsx” yapmak gerçek bir dönüştürme işlemi değildir. Uygun kaydetme veya dışa aktarma seçeneğini kullanın. İyi seçilmiş biçim, dosyanın en gelişmiş olanı değil, alıcının ihtiyacını karşılayıp gerekli bilgiyi kayıpsız taşıyanıdır.
CSV neyi taşır?
CSV, tablo verilerini metin olarak aktarmak için kullanılan bir biçimdir. Satırlar ve alanlar belirli ayırıcılarla temsil edilir. Uygulamanın ve bölgesel ayarların etkisiyle ayırıcı veya yorumlama davranışı farklılaşabilir. Bu yüzden bir dosyanın uzantısının CSV olması, her programda hiçbir ayar yapmadan aynı görüneceğini garanti etmez. İçe aktarma sırasında önizlemeye bakmak önemlidir.
Microsoft'un dosya biçimleri açıklaması, metin biçimlerinde biçimlendirme özelliklerinin korunmadığını belirtir. Excel çalışma kitabı ise birden fazla sayfa, formüller ve görsel düzen gibi daha fazla özellik taşıyabilir. Tabloyu CSV olarak dışa aktarırken bunların hepsinin aynı biçimde kalmasını beklemeyin. Hangi sayfanın ve hangi değerlerin aktarıldığını kontrol edin.
Hesaplama dosyası ile veri aktarımı farklı ihtiyaçlardır
Bir bütçe tablosunda formüllerin çalışmaya devam etmesini ve farklı sayfaların korunmasını istiyorsanız çalışma kitabı biçimi daha uygun olabilir. Başka bir sisteme yalnızca ad, tarih ve miktar gibi sütunları yükleyecekseniz o sistem CSV isteyebilir. İstenen biçimi öğrenmeden dosyayı rastgele dönüştürmek, karşı tarafın tekrar düzenleme yapmasına yol açar.
CSV, formüllerin ve bütün çalışma kitabı yapısının yedeği olarak düşünülmemelidir. Asıl düzenlenebilir dosyayı ayrıca saklayın. Microsoft'un içe ve dışa aktarma rehberi, metin dosyasını açmanın dosya biçimini kendiliğinden değiştirmediğini açıklar. Bir dosyayı Excel'de açıp kaydetmek, uzantısını ve özelliklerini kontrol etme ihtiyacını ortadan kaldırmaz.
Türkçe karakterleri ve özel değerleri kontrol edin
Aktarımdan sonra özellikle Türkçe karakterlere, tarihlere ve başında sıfır bulunan kodlara bakın. Telefon numarası veya ürün kodu gibi değerler hesaplanacak sayı olmayabilir. Uygulama bunları otomatik olarak sayıya dönüştürürse biçim değişebilir. İçe aktarma seçeneklerinde sütun türünü uygun biçimde belirlemek gerekebilir. Önizlemedeki ilk birkaç satır, sorunu erken fark etmenizi sağlar.
Ondalık işaret ve alan ayırıcı da önemlidir. Bütün veriler tek sütunda görünüyorsa dosyanın bozuk olduğu sonucuna hemen varmayın; yanlış ayırıcı seçilmiş olabilir. Bir sütun beklenmedik biçimde bölünüyorsa metin içindeki ayırıcıların nasıl işlendiğini kontrol edin. Dosyayı elle rastgele değiştirmek yerine uygulamanın içe aktarma aracını kullanmak daha düzenli bir çözüm sağlayabilir.
Göndermeden önce küçük bir doğrulama yapın
Kaynak dosyadaki satır sayısı ile dışa aktarılan dosyadaki satır sayısını karşılaştırın. Birkaç örnek kaydı, tarih alanını ve toplamı kontrol edin. Paylaşmanız gerekmeyen kişisel sütunları çıkarın. Dosya biçimini değiştirmek, içerikteki hassas bilgiyi kendiliğinden gizlemez. Göndereceğiniz dosyayı yeniden açıp okuyucunun göreceği sonucu görmek yararlıdır.
Dosyanın adını “.csv” yerine “.xlsx” yapmak gerçek bir dönüştürme işlemi değildir. Uygun kaydetme veya dışa aktarma seçeneğini kullanın. İyi seçilmiş biçim, dosyanın en gelişmiş olanı değil, alıcının ihtiyacını karşılayıp gerekli bilgiyi kayıpsız taşıyanıdır.